UN(E) SECRÉTAIRE DES INSTANCES

Type de contrat
Temps-plein - CDI ou CDD
Fonction
Secrétariat
Secteur d'activité
Services publics
Localisation
Réunion
Ville / Zone géo

Non spécifiée

L'entreprise

REGION REUNION

Le poste

RECRUTE
UN(E) SECRÉTAIRE DES INSTANCES (H/F) POUR LE CONSEIL ÉCONOMIQUE, SOCIAL ET ENVIRONNEMENTAL RÉGIONAL (CESER)

Sous la responsabilité de la Directrice du Conseil Économique, Social et Environnemental Régional (CESER), le/la Secrétaire des Instances du CESER assurera les missions suivantes : MISSIONS À REMPLIR : - Au titre des Instances  du CESER  (Instance de Coordination et d’Harmonisation (ICH) , Bureau, Assemblée Plénière)  : - Prendre des notes et rédiger les comptes rendus des Instances ; - Réaliser le mémo et les dossiers préparatoires des différentes instances pour le Président et la Directrice ; - Préparer les réunions des Instances et des réunions délocalisées (ordre du jour, invitations, suivi de l’état des présences) et en assurer le suivi ; - Réaliser et transmettre la convocation des Assemblées Plénières du CESER au Président du Conseil Régional, au Préfet de La Réunion et au représentant du CESE ; - Réserver et préparer la salle plénière avec le concours du secrétariat de présidence ; - Collaborer à l’organisation évènementielle en lien avec les Instances avec le concours du secrétariat de présidence et le ou la Chargé(e) de Communication ; - Diffuser par voie électronique les documents définitifs aux membres et aux autorités administratives après avis du Bureau et de l’Assemblée Plénière ; - Réaliser le plan de diffusion des productions et le projet de lettre d’accompagnement en lien avec l’assistante de direction en charge de la gestion des fichiers de contacts.

- Au titre des commissions : - Assurer des remplacements occasionnels en cas d’absence ou d’empêchement des chargés d’études (formation, mission) ; - Organiser les audios et visioconférences ; - Assurer les missions d’assistance et de secrétariat des commissions thématiques et de groupes de travail en relation avec les chargés d’études (prises de contact téléphoniques et de rendez-vous, envoi des convocations des commissions et dans le cadre des auditions).

Profil recherché

- Au titre des réunions internes : - Participer aux diverses réunions internes élargies du pôle production en vue de la préparation d’évènements (production de comptes rendus et de plans d’actions) ; - Réaliser divers travaux de secrétariat (tableaux de bord et notamment les chronogrammes) ; - Collaborer à l’alimentation de l’agenda partagé.

CAPACITÉS – APTITUDES : - Connaissances et qualifications relatives à l'organisation et au fonctionnement des institutions, départementale et régionale, l'environnement socio-économique et culturel du territoire ;
- Qualités rédactionnelles confirmées ;
- Connaissance approfondie du fonctionnement et des attributions des institutions régionales (Conseil Régional, CESER,…) et des     partenaires institutionnels extérieurs (état et divers organismes) ;
- Maîtrise les techniques et de secrétariat ;
- Qualifications en matière d’organisation et de planification ;
- Autonomie dans l’organisation du travail ;
- Esprit d’initiative, efficacité, rigueur ;
- Sens des responsabilités et disponibilité ;
- Polyvalence avec les autres assistantes ;
- Maîtrise des outils bureautiques et des outils collaboratifs ;
- Sens de la discrétion et du respect de la confidentialité ;
- Diplomatie et attention avec les conseillers et l’extérieur ;
- Sens du contact et des relations publiques ;
- Aptitudes et goût pour le travail en équipe et la coopération ;
- Sens de l’anticipation.

MODALITÉS DU POSTE :

- Cadre d’emplois des Rédacteurs Territoriaux ;
- Par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d’aptitude) ou contractuelle (baccalauréat minimum).

Merci d’envoyer votre lettre de motivation et CV :
Avant  le  30  septembre  2019
À Monsieur le Président du Conseil Régional
Direction des Ressources Humaines
Avenue René Cassin – Moufia – BP 67 190
97 801 – SAINT DENIS CEDEX 09